Una de las cuestiones más engorrosas a la hora de mantener una disciplina fiscal en las empresas es conservar la documentación y las facturas. Lo mismo ocurre con el caso de los autónomos y los gastos de las dietas. Pero, ¿qué necesitas si no quieres guardar el comprobante en papel de tus facturas para cumplir con Hacienda?
Porque es necesario conservar facturas durante cinco años, en algunos casos incluso un tiempo mayor. Y muchas de estas facturas se han emitido en un papel térmico, que si se archiva en una carpeta puede que al cabo de dos o tres años cuando vayamos a buscarlo esté en blanco por acción del tiempo o el calor.
Afortunadamente cada vez más las empresas se encuentran ya digitalizadas y las facturas nos llegan en un archivo a nuestro correo, nos las descargamos de la nube, etc. Incluso aquellas como pueden ser la factura simplificada de una comida de un autónomo, en muchos restaurantes nos dan un código QR para que sea el propio autónomo el que introduciendo sus datos fiscales se genere la factura que luego se descarga o se envía por correo electrónico.
Digitalización certificada de la Agencia Tributaria, ¿qué es?
Es aquí donde desde hace tiempo el escáner es un elemento clave para digitalizar todos estos documentos. ¿Basta con escanear la factura para poder deshacernos del documento en papel original? Pues lo cierto es que no, el software que realiza el escaneado tiene que estar homologado por la Agencia Tributaria según el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
La digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria.
Para ello el programa que nos permite la digitalización debe cumplir con:
- Formato digital homologado y de amplia aceptación, como son ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior, comunes en la mayoría de modelos de escáner.
- Resolución de escaneo de un mínimo de 200 píxeles por pulgada para garantizar un mínimo de calidad. Esto no es un inconveniente porque casi cualquier escáner tienen más.
- Introducción de una firma digital que garantice que la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma.
- Firmar digitalmente el documento en la base de datos, de manera que se garantice su invariabilidad.
La realidad es que hoy en día muchos programas integran una solución que permite dicha digitalización certificada que permitiría la destrucción del documento original. En algunas soluciones es el propio móvil el que captura gracias a su cámara la factura y la digitaliza.
¿Cómo te ayuda la digitalización documental?
No se trata solo de una cuestión legal. Más allá de poder destruir el documento original, la digitalización documental nos va a ayudar a ahorrar mucho tiempo a la hora de gestionar la vida útil de dichos documentos, pero también en el archivado, búsqueda o a reducir el número de errores que cometemos mientras los utilizamos.
Si a esto le sumamos el uso de un gestor documental, que indexe estos documentos, los etiquete y nos permite encontrarlos con facilidad. Es aquí donde todo el ecosistema digital cobra sentido, más allá de tener los archivos dentro de nuestro sistema de organización de carpetas en nuestro servidor de la empresa.
Una última cuestión a tener en cuenta es la resistencia a abandonar el papel. No sería la primera empresa que conozco que implanta un sistema de digitalización y duplica el trabajo, manteniendo un archivado manual y otro digital, más que nada como una fórmula de «copia de seguridad analógica» por si en algún momento se necesita. Incluso en estos casos, la digitalización documental sale a cuenta a la mayorías de las compañías.
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