Cuatro horas, tres horas. ¿Puede una persona permanecer durante ese tiempo atenta a una pantalla? La respuesta es sencilla: no. Fingir que presta atención, sí. Las reuniones productivas no es un tema baladí. El tiempo es oro y aunque el teletrabajo haya llegado (o no) para quedarse, este formato para poner al día a una plantilla debería respetar unas normas básicas para no perder la productividad.
Todas las partes saldrán ganando: el trabajador, el que organiza la reunión y el objetivo de la misma. La pandemia parece que las ha puesto de moda pero las videollamadas han estado presentes en algunos sectores, y sólo quien las ha ‘sufrido’ sabe lo mucho que desgastan si no se llevan a cabo con un mínimo orden.
La palabra reunión no debe causar rechazo si tiene un fin positivo para todas las partes
Para muchas personas,la mera palabra reunión ya causa una sensación de rechazo. Sin embargo, las reuniones son parte fundamental del trabajo en equipo. Sobre todo en este momento cuando de manera presencial es complicado comunicarnos, sería interesante interiorizar cómo lograr que una videollamada se convierta en una experiencia altamente positiva.
No hay fórmulas mágicas sino comportamientos coherentes y planificación. Las reuniones no deben improvisarse, al menos eso sería lo ideal. Ajustar el tema a un tiempo razonable debería ser el primer paso. No podemos tener a nuestra plantilla más de dos horas sin trabajar mirando a la pantalla para una cuestión que bien podría resolverse con un correo.
7 consejos a seguir para lograr reuniones productivas desde casa
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¿La reunión realmente es necesaria? A pesar de sonar a una pregunta obvia, la realidad muestra que no lo es: antes de enviar una convocatoria para una reunión, debes preguntarte si la reunión realmente es necesaria. Muchas reuniones simplemente no deberían tener lugar, sea porque los temas se pueden tratar con menos personas o con una conversación. El fin de muchas reuniones es saber tomar una decisión, y esta implica hablar con la persona clave.
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Contar con un propósito claro y qué deseamos resolver. Si no puedes formular el propósito de tu reunión de manera concisa, probablemente no deberías convocarla. Tener claro el resultado deseado es crucial para conseguir reuniones eficaces.
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Invita a los asistentes necesarios. Asegúrate de que todo asistente realmente sea relevante. Si invitas a personas por inercia lo más habitual es que la persona acepte asistir. Y así estará perdiendo su tiempo, y además añadiendo ineficiencia a la reunión, simplemente porque como buen profesional querrá contribuir y participar. En las reuniones eficaces de equipos de trabajo suelen tener un máximo de 4 participantes, pero en ningún caso más de 7 asistentes.
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Reunión sí, agenda también. Cuando tienes claro el objetivo de la reunión, los resultados deseados y quien debe participar, prepara una agenda clara. Esto permitirá que todos los asistentes puedan hacer lo propio. Incluye material o instrucciones.
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Planifica una duración adecuada., Debes tener en cuenta la regla siguiente: haz la reunión lo más corta posible. El tiempo ajustado ayuda a las personas a enfocarse en el resultado. 15 minutos pueden ser totalmente suficientes. Aunque en estos momentos de videollamadas como único vehículo para charlar, pueden (y deben extenderse) por los problemas técnicos que puedan surgir.
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Escucha activa, no interrumpir y egos fuera. El antídoto contra el sabotaje por egos es la escucha activa. Es fundamental incluir la escucha activa real en la alianza. Escuchar de manera activa se puede entrenar. Tan pronto como te des cuenta de que en vez de escuchar atentamente estás pensando en cómo vas a responder, vuelve a poner tu atención en la persona que está hablando.
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Resume decisiones y acciones. Apunta las decisiones y acciones acordadas a lo largo de la reunión y revísalas al final. Cada asistente puede compartir las acciones que ha apuntado. Así no sólo nos aseguramos de no dejar ningún cable importante suelto, además garantizamos compromiso y claridad sobre lo acordado.
En definitiva, se trata de aprovechar el tiempo, resolver problemas, mejorar el ritmo de trabajo y también la comunicación. De eso tratan las reuniones virtuales o videollamadas.
Ahora es el momento de demostrar que el trabajo en equipo funciona, pero sobre todo, que quien lidera estas conversaciones sepa manejar la situación para facilitar la experiencia al resto y se tenga claro el objetivo y las reglas de una reunión online.
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