Hoy en día hay una gran cantidad de aplicaciones que podemos utilizar en nuestro día a día de forma gratuita. Y esto lo aprovechan también las empresas y organizaciones, aunque no siempre no tener que pagar por el uso o comprar una licencia es lo económico. Y a veces, esa aplicación gratuita que usaba al final sale muy cara. Vamos a ver algunos de los peligros del modelo fremium en la empresa.
Es posible incluso que estas soluciones gratuitas, tras haberlas probado y ver que responden perfectamente a nuestras necesidades, sean lo más adecuado para nuestra empresa. Pero no necesariamente en el modelo gratuito más enfocado a un usuario doméstico. En este caso lo ideal es buscar que opciones tiene para usuario profesionales.
La licencia de uso gratuita para uso personal, pero no profesional
Uno de los principales errores es no leer los requisitos de la licencia. En muchos casos nos advierte que es gratis para uso personal, pero no para un uso profesional.
En algunos casos cuando se detecta un uso intensivo, empieza a limitar el tiempo de uso que nos permite, haciendo que sí o sí tengamos que pasar a pagar por la licencia de uso en el corto plazo, lo que puede provocar que trabajemos más lentos, pérdidas de tiempo y bajada de la productividad.
En el peor de los casos nos podrían denunciar por incumplimiento de los términos de la licencia, aplicando las sanciones previstas por cada empresa, algo que es raro que ocurra. En estos casos lo que suele ocurrir es que la empresa se ve obligada a legalizar rápidamente todas las instalaciones de ese software gratuito que hasta ahora utilizaba, y no siempre cuando tienes que pagar por un programa es necesario para todo el mundo.
¿Y qué pasa con la protección de datos?
Más peligroso todavía son las aplicaciones que utilizamos de forma gratuita en la nube para cumplir con alguna funcionalidad que necesitamos. Por ejemplo, trabajar con documentos PDF, enviar archivos que por tamaño no podemos hacerlos llegar por correo, etc.
En muchas ocasiones estos documentos que enviamos a la nube tienen datos personales. Y estamos cediendo estos datos a terceros sin el consentimiento del interesado.
O incluso aunque tengamos dicho consentimiento, no sabemos donde están ubicados estos servidores de las aplicaciones gratuitas, en su mayor parte fuera de la UE, lo que implica que no están obligadas a cumplir con la legislación europea.
En caso de que en algún momento cualquiera de estos servicios tenga una brecha de seguridad podemos tener un grave problema. Y una sanción de la AEPD si el interesado denuncia que hemos imcumplido. Algo que no es nada complicado que ocurra.
No tenemos control sobre estos datos que se guardan en la nube, muchas veces de forma temporal, pero realmente, ¿quién nos lo asegura? En muchas ocasiones tampoco se informa a las empresas que nos realizan la consultoría de protección de datos de este uso. Y llevamos muchos datos importantes a la nube sin ningún control.
Descontrol de software y programas instalados en la empresa
Por último hay que tener en cuenta que en las empresas más pequeñas es habitual que los ordenadores acaben con programas instalados para resolver diferentes cuestiones puntuales que se quedan allí durante años.
Y en muchos casos, otros que ni siquiera el usuario ha sido consciente de que estaba instalando. El modelo de software o programas gratuitos muchas veces se trata de lograr beneficios de diferentes maneras y una de ellas es la instalación de programas de terceros.
El problema es que estos programas que hemos utilizado una vez o ninguna también necesitan un mantenimiento, actualizaciones, consumen recursos, etc. Y al final acaban por tener un impacto importante en el rendimiento de los equipos y la productividad de los usuarios.
Implica todo esto que no podemos utiliar programas gratuitos en la empresa. No se trata de eso. Simplemente hay que tener en cuenta las consecuencias de este uso, términos de licencia o si quizás el mismo programa en su versión de pago es más interesante para nosotros.
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