Cada vez que se introduce una nueva herramienta en la empresa hay que vencer la reticencia de muchos de sus trabajadores para empezar a usarlas. Si además hemos ido realizando diferentes cambios a lo largo del año podemos encontrarnos con que implantar nuevas aplicaciones en las empresa no es tan fácil como parece.
Pueden ser aplicaciones de lo más sencillas, que puedan ayudar a mejorar diferentes aspectos en el día a día, a comunicarnos mejor, a no tener que hacer el mismo trabajo dos veces, pero siempre fracasarán si no son utilizadas por toda la plantilla. ¿Cómo hacer que los empleados las acepten?
El primer paso antes de incorporar la herramienta es una pequeña formación a todo el mundo. Dependiendo de su complejidad podrá ser media hora o tendremos que hacer formación sucesiva en diferentes días. En todo caso antes de comenzar hay que poner en valor la aplicación. Explicar para qué vamos a ponerla en marcha, cómo nos va a mejorar el trabajo y por qué tenemos que empezar a utilizarla.
La aplicación o herramienta debe haber pasado previamente un periodo de test. No se pueden implantar aplicaciones para al cabo de unos cuantos días dejar de utilizarlas porque no cumplen con nuestras necesidades. En este sentido siempre tiene que haber un grupo avanzado de usuarios que evalúen su comportamiento.
Este grupo avanzado será el que luego lidere la implantación general, serán a ellos a los que otros empleados recurran cuando tengan dudas sobre la herramienta. En la fase inicial tener alguien al lado para poder solucionar cualquier duda es imprescindible.
Por último hay que buscar en la medida de lo posible herramientas integradas con lo que ya estamos utilizando. Muchas veces conocemos soluciones que funcionan y se han probado en el ámbito personal, que podrían hacerlo en la empresa, pero no se acaban de integrar con el resto de las que utilizamos habitualmente. La premisa es que a mayor integración, más ahorro de trabajo.
Hay que tener en cuenta que si vamos añadiendo cosas nuevas constantemente se produce una fatiga informática. Las novedades acaban por agotar y la capacidad de atención o el entusiasmo que tenemos para utilizarla se diluye. Es importante medir bien los tiempos para su implantación y hacerlo en momentos donde el nivel de trabajo sea menor.
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